Com tudo que tem acontecido no mundo ultimamente, o home office tem ganhado muita força em muitas empresas, muitas delas talvez forçadas, mas não vem ao caso agora. O ponto importante é que grande parte das empresas, principalmente de tecnologia migrou parcialmente, senão totalmente para a modalidade home office.

Eu torço para que esse movimento que foi forçado por circunstâncias externas, faça com que muitas empresas percam o preconceito com o home office e continuem praticando esta modalidade no novo mundo que vamos viver.

Pensando nisso, e atendendo a muitas perguntas que recebo sobre como eu me organizo pra trabalhar de casa, resolvi trazer algumas da práticas, métodos, fluxos e aplicativos que uso no meu fluxo de trabalho e na minha vida pessoal.  

Histórico

Meu histórico com home office não é atual, a primeira vez que trabalhei remoto foi a mais e 8 anos atrás. Naquele momento, trabalhava em uma cidade afastada a quase 4 horas de deslocamento (2 horas para ir e 2 horas para voltar), então alinhei com meu gestor para trabalhar 1 dia da semana remoto.

Também já trabalhei quase 2 anos com freelancer remoto, e essa experiência ensinou muito sobre organização e planejamento. Sim, planejei muitas coisas erradas, não consegui cumprir alguns prazos, mas todas essas falhas me fizeram crescer muito e levar muito mais a sério planejamento e organização.

Como eu me organizo?

Se você veio até aqui procurando uma resposta rápida:

TD;DR: Com uma mesclagem de métodos, aplicativos e um pouco da experiência que adquiri nestes anos. Resumindo, tem que ler o post pra entender 😅

É quase impossível falar de organização e produtividade sem falar de Getting Things Done (GDT), do David Allen. Que é provavelmente um dos métodos mais famosos e mais bem sucedidos de organização e produtividade.

Dica de livro: Getting Things Done, David Allen. Título em português: A arte de fazer acontecer.

É um método muito sólido e ao mesmo tempo não é engessado. Vale conferir.

Uso no meu fluxo de trabalho partes do GTD, mas não o uso por completo, adaptei partes que achei mais pertinente e incorporei no meu dia a dia.

O meu fluxo de trabalho tem quatro etapas principais:

  • Capturar
  • Organizar
  • Fazer
  • Revisar

Capturar

A etapa de captura é uma das mais importantes do processo. Precisamos livrar nossas mentes de todas essas informações, para podermos nos concentrar e focar no que é mais importante no momento.

Foi-se o tempo, no qual precisávamos lembrar tudo de cabeça ou anotar em um papel que nunca mais encontraríamos. A evolução da tecnologia trouxe com ela muitas ferramentas que fazem esse trabalho muito melhor do que nós o faríamos, e ainda com o benefício de tirar de nós mesmos essa carga de lembrar das coisas.

Para capturar as ideias, tarefas e compromissos utilizo basicamente 3 aplicativos diferentes.

  • Todoist
  • Google Keep
  • Evernote

A ideia geral, independente da ferramenta usada, é esvaziar a mente.

Todoist

Todoist Todoist (Image from https://todoist.com/pt-BR)

Tudo que é tarefa a ser feita, que pode ou não ter data ou hora específica vai para a Inbox do Todoist. Ou seja, tiro a informação da mente para liberar e não precisar me preocupar com isso, algo como “a mente clara como água” do Getting Things Done.

Neste primeiro momento, trata-se só da captura mesmo. Não penso em categorizar ou qualquer coisa do tipo, isso vem próxima etapa.

Alguns exemplos de tarefas:

  • Transferir dinheiro para meu pai
  • Ligar a máquina de lavar as 15h
  • Pesquisar sobre produtividade
  • Assistir o vídeo novo do Átila Iamarino

Acesse o site todoist.com para saber mais sobre e criar a sua conta. ;) O Todois está disponível para Web, Mac, Windows, Android e iOS.

Dica: Para testar todas as funcionalidades do Todoist Premium, é só se cadastrar por esse link e ter 2 meses grátis.

Google Keep

Google Keep Google Keep

O Google Keep é o local onde capturo as notas rápidas, informações que preciso lembrar, mas não necessitam de uma ação, como por exemplo:

  • Endereços
  • Frases interessantes
  • Anotações do dia a dia

Se você tem uma conta do Google, você já tem o Google Keep incluído, é só acessar o site keep.google.com. O Google Keep está disponível para Web, Android e iOS.

Evernote

Evernote Evernote

O Evernote é o local onde armazeno minhas referências para consultas. A linha pode parecer meio tênue entre o Google Keep e o Evernote, mas para meu uso faz sentido. Uso o Evernote como uma “gaveta virtual”. Os itens que vão para o Evernote também são informações que preciso lembrar, mas não necessitam de uma ação, como por exemplo:

  • Ideias já detalhadas e/ou mais elaboradas (muitas vezes elas saem do Google Keep e vão para o Evernote após serem detalhadas).
  • Minhas metas pessoais mensais, semestrais e anuais
  • Rascunhos de posts para o blog
  • Lista de livros para ler
  • Lista de filmes para ver
  • Highlights dos livros do Kindle

O Evernote também tem um plano grátis, é só acessar o site evernote.com. O Evernote está disponível para Web, Android e iOS.

Organizar

A etapa de organizar, é no mais puro sentido da palavra, colocar ordem na casa. Basicamente, olho para os locais onde capturei todos os itens, caixa de entrada do Todoist e o Google Keep, e busco entendê-los melhor, refletir sobre eles e adicionar mais informações, como: descrevo ele melhor, divido ele em etapas menores para serem feitas, etc.

Neste momento podem acontecer basicamente 3 coisas:

Se for algo que precisa/faz sentido ser feito em algum momento

Vou mover item da caixa de entrada para um Projeto, definir ou não uma data para ser feito, e adiciono tags de contexto (no mobile,  no computador, em casa, no trabalho, na rua), que são locais onde eu farei estes itens.

Aqui temos um ponto bem importante, na minha opinião, é um dos mais importantes de todo o método GTD (Getting Things Done), a regra dos 2 minutos. Se a tarefa leva até 2 minutos para ser feita, como por exemplo ou responder um e-mail, mandar uma mensagem, faça ela imediatamente e remova ela da lista.

A regra dos 2 minutos mudou a minha vida. :)

Se for algo que seria legal ser feito, é um sonho ou algo que não vou decidir agora sobre

Vou mover o item da caixa de entrada para o Projeto “Algum dia/Talvez” no Todoist. Projeto esse que onde ficam coisas que, como o nome diz, algum dia talvez eu faça ou reflita novamente sobre.

Caso seja uma ideia com mais informações e eu precise tirar ela da cabeça, ou tenha algumas referências sobre ela, vou descrever ela melhor e guardar em uma “gaveta digital”, no meu caso, o Evernote.

Se for algo que não faz mais sentido, ou resolvi que não farei

Simplesmente descarto. Aqui é uma dica importante: Não tenha medo de descartar as tarefas que você capturou. ;)

Fazer

Após capturar e organizar os itens, é hora de colocar a mão na massa. Consulto diversas vezes ao dia o meu Todoist para verificar o que preciso fazer, e em qual momento. Para as tarefas que tem hora determinada para fazer, eu faço quando recebo o lembrete daquela tarefa.

Você também pode usar o calendário para todas as tarefas e compromissos que tem hora e dia marcados, o David Allen sugere isso com o Getting Things Done. Eu usava desta forma, e depois de alguns experimentos cheguei a conclusão que meu dia flui melhor usando apenas um local, no meu caso, o Todoist.

No Todoist, uso as visualizações:

  • Hoje
  • Próximos 7 dias
  • Objetivos de hoje (filtro)
  • Minhas rotinas (filtro)
  • Próximas ações (filtro)
  • Aguardando revisão (filtro)

Hoje

Lista todas as tarefas que tenho para hoje, de todos os projetos e prioridades. Caso você tenha planejado previamente os dias, você pode focar somente nessa lista e não se preocupar com nada mais.

Próximos 7 dias

Quando termino minhas tarefas de hoje, ou tenho algum tempo sobrando, ou ainda preciso mover para outro dia uma tarefa, confiro nessa visualização como estão os próximos dias. Ela me mostra, dia-a-dia todas as tarefas para os próximos 7 dias, me dando uma visão bem bacana de tudo que preciso fazer nesta semana, por exemplo.

Objetivos de hoje

É um filtro customizado que mostra duas listas:

  • Todas as tarefas de hoje ou atrasadas no projeto trabalho, que não tem o label Rotinas
  • Todas as tarefas de hoje ou atrasadas que não são do projeto trabalho (Pessoais) e não tem o label rotinas ou são prioridade baixa

Gosto bastante dessa visualização pois ela não me mostra as tarefas de rotina que tenho diariamente e, na visualização pessoal, ainda exclui da lista as tarefas com baixa prioridade. Assim consigo focar no que realmente é importante para aquele dia.

Próximas ações

Também é um filtro customizado, baseado no GTD. É usado somente em tarefas que tem mais de uma etapa e as etapas são sequenciais, ou seja preciso terminar a anterior para fazer a próxima. Essa lista me mostra todas as próximas ações de todos os projetos que tenho em aberto.

Vamos entender melhor com um exemplo:

  • Criar novo post sobre Organização
    • Pesquisar referências de organização e produtividade
    • Escrever o post
    • Revisar o texto com minha noiva
    • Publicar o texto e compartilhar nas redes sociais

No exemplo acima, a tarefa “Pesquisar referências de organização e produtividade” apareceria na minha lista de próximas ações, pois ela é a minha próxima ação para “Criar novo post sobre Organização”. Para que ela apareça na minha lista de Próximas ações, adiciono o label @Próximas_ações na tarefa.

Se você leu o GTD ou segue ele a risca, talvez você tenha estranhado que o item “Criar novo post sobre Organização” não é um projeto. Eu uso os projetos como agrupadores de contexto (categorias), não como “Projetos”. Alguns exemplos de projetos que uso são: Pessoal, Casa, Hábitos, Trabalho, Algum Dia/Talvez.

Minhas Rotinas

A lista Minhas Rotinas é outro filtro customizado, onde só aparecem as minhas rotinas, pois eu excluí elas da minha lista de Objetivos de hoje, então aqui posso ver somente elas e fazer o que precisa ser feito.

Aguardando revisão

A lista Aguardando Revisão, exibe todos os itens que estão na minha caixa de entrada, no meu projeto “Algum dia/talvez” e qualquer tarefa que não tenha data e não tenha nenhum label. São itens que precisam ser organizados ainda.

Revisão

Esta é a última etapa do processo, porém não é por isso que ela é menos importante. A revisão é uma das partes mais importantes do sistema todo, pois é nela que direcionamos para onde vamos ir e quais projetos vamos nos engajar. Neste momento, é onde olho para a lista “Aguardando Revisão”, e reviso todos os itens dela, inclusive os itens do projeto “Algum dia/talvez”.

Realizo essa revisão uma vez por semana, toda sexta-feira. No GTD é chamada de Revisão Semanal. Além disso, todos os dias pela manhã, olho para minha Caixa de Entrada e vejo se tem algo que pode ser organizado e esclarecido, caso sim, já o faço na hora.

Conclusão

O texto ficou um pouco longo, mas queria detalhar o bastante para que ficasse mais fácil de entender e pudesse ajudar, caso vocês quisessem algo para começar a se organizar. Caso se interessem pelo assunto, ou queiram mais detalhes sobre o meu workflow, comenta aí embaixo que vou ter o prazer de responder.

Esse é o primeiro post sobre uma série de posts que estou planejando fazer sobre organização e produtividade. Trazendo algumas ferramentas e alguns processos que uso no meu dia-a-dia e que me ajudam muito a manter o foco e fazer o que preciso e quero fazer. :)

Dicas

De agora em diante, sempre que for pertinente, vou compilar os links aqui para ficar mais fácil a consulta.

Seguem algumas dicas sobre organização e produtividade:

Até mais e obrigado pelos peixes.